Hoe regel je de administratie?

Voor een goede administratie heb je een goed systeem nodig. Daarbij kun je natuurlijk denken aan een programma, waarin je de gegevens vastlegt. Daarnaast horen echter ook de inrichting van je administratie en de regelmaat van je administratieve werkzaamheden bij dat systeem.

Er zijn verschillende programma’s beschikbaar om je boekhouding in bij te houden. Je kunt dit geheel of gedeeltelijk zelf doen, maar je kunt het natuurlijk ook uitbesteden aan een gespecialiseerde boekhouder/ administratiekantoor. Een heel goedkope methode is om een bestand in Excel te maken. Als je er een beetje handig mee bent, komt het hier zeker goed mee uit de startblokken. Zeker als je geen ingewikkelde administratie hebt.

Met een klein boekhoudprogramma kun je als beginner vaak ook goed uit de startblokken komen.
Heb je enige boekhoudkundige kennis, dan biedt een klein relatief goedkoop boekhoudprogramma je meer mogelijkheden om eenvoudig je administratie te doen. Hiermee haal je bij een goede inrichting snel de informatie eruit die je nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan de cijfers voor je Btw-aangifte.

Bekende programma’s als Exact en Unit4 geven je als startende ondernemer vaak de mogelijkheid om gratis of goedkoop kennis te maken. Het voordeel van de grotere spelers is, dat zij een naam hoog moeten houden. Het is echter belangrijk goed uit te zoeken of wat je nodig hebt aansluit bij wat aangeboden wordt. De keuze wat voor jou de beste methode is kunnen wij niet voor je maken. Dat is geheel situatieafhankelijk. Maar het is wel belangrijk om een goede keuze te maken.

Wat is een handige indeling van je administratie?

De administratie kan je als starter zo inrichten, dat de totale inkomsten en uitgaven, de winst en het vermogen en de te betalen btw eruit afgeleid kunnen worden.

Grootboekadministratie
Als ondernemer heb je (op termijn) echter meer informatie nodig om je bedrijf te kunnen sturen. Je wilt weten waar je inkomsten vandaan komen en waar je uitgaven naartoe gaan. En dan is het goed om in een boekhoudpakket een model bij te houden, waarbij de diverse individuele posten rubriekgewijsde worden verzameld. Een model met grootboekrekeningen. Immers, alleen wat je erin stopt kun je er later uit halen.

De jaarrekening wordt opgebouwd met de delen van je administratie.

Omzet per product(soort)
Inkoopbedrag
Kosten per soort (bijvoorbeeld huisvesting, verkoop, reis- en verblijf, studie en overige)
Investeringen en afschrijvingen
Vorderingen (o.a. afnemers/debiteuren)
Schulden (o.a. leveranciers/crediteuren)
Liquide middelen (kas en bank).

Nu kun je als startende ondernemer natuurlijk kiezen voor een simpele indeling. Maar hoe minder je nu invoert, hoe minder informatie je er later ten behoeve van de bedrijfsvoering uit kunt halen.
Om je administratie op orde in te richten is het goed om contact op te nemen met een boekhouder/administratiekantoor als je geen boekhoudkundige achtergrond hebt. Zij kunnen je op zijn minst een eind op weg helpen.

Regelmaat in je administratieve werk

Omdat veel ondernemers het administratieve werk als last zien, is het goed om hier regelmaat in aan te brengen. Dan hoopt het zich in elk geval niet op en loop niet tegen ongewenste achterstanden aan. Hoe dichter je erop zit, hoe minder lastig het is. En als je het helemaal niet ziet zitten, dan kun je het natuurlijk uitbesteden. Maar ook dan geldt dat regelmaat veel extra werk en dus extra kosten voorkomt.

Er zijn verschillende overzichten die je als ondernemer bij moet houden met het oog op de aftrekbaarheid van kosten. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan de gereden zakelijke kilometers.

Zakelijke kilometers

De gereden zakelijke kilometers vormen bedrijfskosten. Maar dan moet je wel aan kunnen tonen dat het om zakelijke kosten gaat. En daarom zijn er specifieke regels. Bovendien moet je als je in een auto van de zaak rijdt het aantal zakelijke en privé gereden kilometers bijhouden. Daarom houd je de zogeheten rittenadministratie bij. Je kunt het bijvoorbeeld bijhouden in een Excel overzicht, maar er zijn ook apps beschikbaar voor op je mobiel.

Privéauto en Auto van de zaak

Als je in een privé autorijdt, mag je zakelijke kilometers tegen € 0,19 declareren. Wanneer je in een auto van de zaak rijdt, krijg je in principe een fiscale bijtelling voor privégebruik. Als je echter aan kunt tonen dat je in een jaar niet meer dan 500 km privé rijdt, blijft die bijtelling achterwege. In beide gevallen levert het bijhouden van een kilometeradministratie dus financieel voordeel op.

Gegevens
De Belastingdienst moet kunnen nagaan in hoeverre je declaraties terecht zijn. Daarom moet je bij een auto van de zaak voor elke rit de volgende gegevens bijhouden:

Datum en tijd,
Vertrek- en aankomstadres,
Kilometerstand aan het begin en het eind van de rit,
Aantal gereden kilometers en
Zijn het zakelijke of privé kilometers.

Met het oog op fiscale controledoeleinden moet je bovendien:

Je agenda of afsprakenboek,
De facturen van je garage,
Tankbonnen en
Eventuele boetes bewaren

Facturen en offertes zijn voor iedere ondernemer mooie onderdelen van de administratie. Hier is geld mee gemoeid. Omzet! Toch zijn er ook op dit gebied regels. Hieronder zullen de voorwaarden, de eisen voor het voetlicht treden.
Er zijn overigens verschillen tussen zakelijke klanten, Business2business (B2B), en particuliere klanten. We gaan in de navolgende tekst primair uit van B2B.

Voor een goede administratie heb je een goede systematiek nodig. Daarbij kun je natuurlijk denken aan het programma, waarin je de gegevens vastlegt. Daarnaast horen echter ook de inrichting van je administratie en de regelmaat van je administratieve werkzaamheden bij dat systeem.

Direct een boekhoudpakket aanschaffen?

Een heel goedkope methode is om een bestand in Excel te maken.
Als je er een beetje handig mee bent, kom je hier als starter goed mee uit de startblokken. Zeker als je geen ingewikkelde administratie hebt.
Met een klein boekhoudprogramma kun je als starter vaak ook goed uit de voeten.
Heb je enige boekhoudkundige kennis, dan biedt een klein, relatief goedkoop, boekhoudprogramma je meer mogelijkheden om eenvoudig te administreren. Hiermee haal je, bij een goede inrichting, snel de informatie eruit die je nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan de cijfers voor je Btw-aangifte.
De grotere spelers op de markt van de boekhoudpakketten hebben vaak aantrekkelijke aanbiedingen voor starters.

Inhoud
In de offerte wordt een aantal zaken beschreven. Denk hierbij aan:

Wat je levert {je product of dienst},
Wanneer je levert,
Het per onderdeel gespecificeerde bedrag,
Je bedrijfsgegevens,
De bedrijfsgegevens van de opdrachtgever,
De termijn waarbinnen de opdrachtgever moet beslissen en
Een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Dit laatste is van belang, omdat je algemene voorwaarden alleen van toepassing zijn als je klant/opdrachtgever hier rekening mee kan houden bij zijn beslissing om met jou in zee te gaan.

De factuur

Als er een overeenkomst tot stand is gekomen en je gaat aan het werk, wil je hier uiteraard geld voor krijgen.
Lever je aan particulieren, dan is het maken van een factuur niet verplicht, Lever je aan andere ondernemers, dan hoort (het op zich dus leuke werk van) het factureren dus wel bij het ondernemen. Jouw geldstroom loopt aan de hand van jouw facturen.

Wettelijke voorwaarden

Gaat het om een factuur tot € 100,-, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Op zo’n factuur moet de volgende informatie staan:

Je eigen bedrijfsgegevens
De factuurdatum,
Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten,
Het totaalbedrag en
Het te betalen btw-bedrag.

Voor grotere facturen gelden meer regels. Welke informatie moet je dan nog meer vermelden?

Een uniek factuurnummer,
Je btw-nummer en je KvK-nummer,
De bedrijfsgegevens van de opdrachtgever,
De kwantiteit van wat je geleverd hebt,
De datum van levering en de datum van voorbetaling en
De prijs inclusief en de prijs exclusief btw.